第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《广东省行业协会条例》和《广东省高性能计算学会章程》制定本制度。
　　第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。
　　第三条 秘书处行文使用一个文号，即“粤高计学字”以学会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖学会印章。
　　第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报理事长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
　　第五条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
　　第六条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
第七条 协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
　　第八条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。
第九条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。
　　第十条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。
　　第十一条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。